Comment m'y prendre pour faire ma comptabilité en tant qu'entrepreneur

Tout d’abord, je fais ma comptabilité avec rigueur et régularité : une bonne gestion m’accorde de la crédibilité vis-à-vis de mes interlocuteurs (mes fournisseurs, mes financeurs, mes partenaires).

Par ailleurs, j’ai des contraintes légales qui relèvent de la forme de ma micro-entreprise :

Si je suis micro-entrepreneur :

 je suis dispensé de produire mes comptes, mais je suis obligé de tenir une comptabilité allégée :  

• Conserver pendant 10 ans toutes les factures ou pièces justificatives de mes achats et ventes de marchandises ou de prestations de services.

• Tenir un livre de mes recettes et un registre de mes achats sous la forme d’un tableau chronologique contenant : 

  • le montant et la nature de chaque recette ou dépense

  • le mode de règlement (chèque, espèces ou autres)

  • la référence des pièces justificatives (numérotation des factures, notes)

• Déclarer mon chiffre d’affaires tous les mois ou tous les trimestres auprès de l’URSSAF.

Il n’est pas obligatoire, mais fortement recommandé de :

• Utiliser un compte bancaire dédié à mon activité professionnelle (obligatoire si je fais plus de 10 000 € de chiffre d’affaires pendant 2 années consécutives) pour les opérations suivantes :

  • Encaisser mes recettes

  • Prélever les dépenses et les achats en rapport avec mon activité

  • Effectuer des prélèvements pour me rémunérer

  • Obtenir un crédit

• Construire un tableau de flux de trésorerie pour m’aider à suivre l’argent disponible sur mes comptes et anticiper mes dépenses futures :

  • Il permet de faire le suivi des encaissements et décaissements de l’entreprise.

  • Il indique le solde de la trésorerie disponible.

  • Le solde mensuel est reporté sur le mois suivant.

Si je crée en entreprise individuelle (EI) au régime réel :

Je dois tenir une comptabilité et envoyer chaque année la liasse fiscale au Centre des impôts du siège social. 

Il n’est pas obligatoire, mais fortement recommandé, comme pour le micro-entrepreneur de faire appel à un comptable pour m’aider, d'utiliser un compte bancaire dédié à mon activité professionnelle et de construire un tableau de flux de trésorerie pour m’aider à suivre l’argent disponible sur mes comptes et anticiper mes dépenses futures.

Si je créé une société (EURL, SASU, SARL) :

• Je dois tenir une comptabilité et envoyer chaque année la liasse fiscale au Centre des impôts du siège social. 

• Je dois produire des comptes annuels (compte de résultat et bilan) et dois les déposer chaque année au Greffe du tribunal de commerce dont je dépends ou les déposer en ligne.

• Je dois faire valider mes comptes par un expert-comptable.

• Je dois tenir au moins une fois par an une Assemblée Générale avec un procès verbal écrit pour approuver mes comptes.

• Je dois avoir un compte bancaire professionnel, obligatoire pour les opérations suivantes :

  • Déposer mon capital social,

  • Encaisser les recettes de la société,

  • Prélever les dépenses et les achats en rapport avec mon activité,

  • Effectuer des prélèvements pour me rémunérer,

  • Obtenir un crédit.

Bon à savoir : Il est possible d’avoir un compte particulier dédié à l’activité, rien n’oblige un micro-entrepreneur à ouvrir un compte professionnel.

Pour trouver le statut qui correspond le mieux à mon activité, je fais le test de l'Adie :

Comment je m’organise ?

L’important est de s’en occuper régulièrement : cela évite que les factures ne s’accumulent jusqu’à ce que faire ses comptes deviennent impossible !

Pour m’organiser sur la durée :

• Je crée un classeur pour rassembler tous les documents au même endroit. Je crée des sections simples avec des intercalaires : factures d’achats, factures de ventes, relevés de compte bancaire, déclarations de chiffres d’affaires, déclarations de TVA (le cas échéant).

• J’établis un calendrier de dates à ne pas rater dans l’année et planifier mes tâches.  J’ajoute ces dates également à mon calendrier en ligne :

  • Dépôt de déclarations de T.V.A (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) si j’y suis assujetti,

  • Dépôt de déclaration CFE (au 31 décembre)

  • Taxe d’apprentissage (au plus tard le 31 janvier de l'année N+1, pour l'année N) ,

  • Réalisation des tableaux récapitulatifs annuels de charges sociales et fiscales,

  • etc.

Au début de mon activité, j’y consacre au moins 1 heure par semaine. Je me fais une checklist de tout ce qui est à faire en notant chaque point afin de ne rien oublier :

• Je lis le courrier que je reçois de manière très régulière, chaque jour s’il le faut et, je le classe en fonction des priorités

• Je collecte et classe toutes les factures originales de mes fournisseurs,

  • J’écris sur chacune un numéro pour les retrouver facilement, notamment si je saisis leur montant dans un tableau de suivi manuel ou un logiciel de gestion. Le plus simple est d’utiliser la date du jour et deux numéros supplémentaires :

  • Exemple : année, mois, jour + 2 chiffres 01 pour la facture N°1 soit 2019051001 pour la première facture que j’ai saisie le 10 mai 2019.

• Dans un tableau de suivi manuel ou un logiciel de gestion, j’enregistre toutes mes ventes et toutes mes dépenses.

• Je vérifie chaque jour le solde de mon compte en banque :

  • Pour rappel, je dois obligatoirement avoir un compte pour l’entreprise bien identifié et séparé de mon compte personnel.

  • Je suis aussi régulièrement l’encaissement de mes factures fournisseurs et le paiement de mes factures clients.

  • Si j'utilise un logiciel de gestion de suivi, je peux interfacer mon compte bancaire avec ma comptabilité. Je gagne du temps ! Je vérifie les dates butoirs et m'acquitte à l’échéance des cotisations sociales, de la TVA (si j’y suis assujetti), des impôts, des factures  fournisseurs

• Je revois mon tableau prévisionnel de trésorerie pour la semaine et/ou le mois suivant.

Le suivi de ma comptabilité : manuellement ou avec un logiciel de suivi ?

À la main :

C’est la solution la moins coûteuse cependant elle me demande plus de temps car je dois tout saisir à la main : 

• Soit j’utilise un cahier. 

• Soit j’utilise un tableur comme Excel pour enregistrer mes dépenses et mes recettes. Au préalable, je vérifie chaque formule utilisée (somme, produit,…)

Dans tous les cas, mes écritures comptables ne doivent pas être modifiables

Avec un logiciel :

L’offre concernant un logiciel est très large, il faut que celui-ci  me permette a minima de :

• saisir des écritures comptables

• établir des devis et des factures

• suivre des comptes clients et fournisseurs

• suivre des écritures bancaires avec éventuellement leur automatisation

• déclarer la TVA

• éditer le bilan et du compte de résultat

Certains experts comptables demandent à leur client d’utiliser des logiciels de gestion spécifiques.

Dois-je faire appel à un expert-comptable ?

En tant que micro-entrepreneur, ou entrepreneur individuel au régime réel, ce n’est pas obligatoire. Je peux faire appel à un expert-comptable pour m’aider à gérer ma comptabilité. Même si je fais appel à un comptable, je dois rester vigilant pour éviter les mauvaises surprises de saisies, pour rester alerte sur les créances de mes clients et les factures que je dois payer à mes fournisseurs.

Dois-je adhérer à un centre de gestion ?

En tant que micro-entrepreneur, ce n’est pas obligatoire. L’adhésion est recommandée pour les entreprises qui sont imposées au réel. L’adhésion permet alors d’éviter une majoration de 25% des bénéfices imposables par l’administration fiscale.